Diarier, handlingar och demokrati

Ett diarium är ett register, där inkommande, utgående och upprättade handlingar registreras. (Wikipedia) Hos alla statliga och kommunala myndigheter ska det finnas diarier.

I Offentlighets- och sekretesslagen står det i 5 kap. 1 §:

”Allmänna handlingar ska registreras så snart de har kommit in till eller upprättats hos en myndighet…”

Det är ord och inga visor. Det här är oerhört viktigt i en demokrati. I Tryckfrihetsförordningen, som är en grundlag, står det i 2 kap 1 §:

”Till främjande av ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning skall varje svensk medborgare ha rätt att taga del av allmänna handlingar.”

Under den förra mandatperioden fanns det en hel del övrigt att önska när det gällde diarieföringen i Vänersborgs kommun. James Bucci från Vänsterpartiet anmälde kommunen vid inte mindre än 5 tillfällen för att diarieföringen inte sköttes. Bucci fick rätt alla gångerna. TV4Nyheterna Väst uppmärksammade detta och gjorde ett reportage. (Se här!)

Det har varit en del turbulens kring diarieföring även med det nya styret. Gunnar Lidell (M) diarieförde t ex några skärmdumpar från en privat Facebook-grupp tidigare i år. (Se ”Varför gjorde du så Gunnar Lidell?”).

Alla dessa anmälningar och diskussioner kring diarieföring ledde till en större medvetenhet bland kommunens politiker och tjänstemän om hur centrala och viktiga dessa frågor är. (Det ska sägas att de flesta av de fel som har begåtts vid diarieföringen har politikerna stått för.) Kommunen styrde upp det hela och såg över sina rutiner. Tror jag. Trodde jag.

I förra veckan ville en person ha ut ansökningshandlingarna för en som är anställd på kommunen. Personen ville kolla den anställdes meriter. Offentlig handling? Japp.

Svaret från kommunen. Handlingarna finns inte. Men personen har bevisligen sökt jobbet – och fått det. Finns inte handlingarna, då har det brustit i rutinerna någonstans. Kommunen måste ta fram handlingarna.

Idag hände samma sak mig. Jag ville ha en löneuppgift på en av kommunens anställda. Offentlig handling? Japp. Svaret från kommunen. Handlingarna finns inte. Men personen har bevisligen fått jobbet, har med all sannolikhet en lön och löneuppgifter är offentliga. Kommunen måste ta fram handlingarna.

Småsaker kan tyckas. Och själva uppgifterna som efterfrågas är småsaker. Men att kommunen inte sköter sina handlingar och sina diarier är inga småsaker. Det är en viktig demokratisk princip. Så viktig att den regleras i Tryckfrihetsförordningen…