BUN 22 mars (3): Om diarier

Vänsterpartiet gjorde sig förra mandatperioden känt för att gräva djupt i kommunens diarier. Det gjorde vi därför att partiet stod utanför allt inflytande. Vår enda chans att få information om vad som hände i kommunens alla slutna rum och korridorer var att leta bland alla papper och inskannade dokument.

Ja, allt fanns ju inte i diarierna. Det märkte vi snart. Många av maktens män undanhöll viktig information från allmänheten och Vänsterpartiet. Vänsterpartiets James Bucci JO-anmälde därför kommunen vid 4 tillfällen för att ha misskött diarieföringen. James fick rätt samtliga 4 gånger!

Hemlighållandet och myglet ser ut att fortsätta. Och Vänsterpartiet är fortfarande utan verkligt inflytande.

Bucci har JO-anmält kommunen en 5:e gång. Det handlar om mygel och mörkläggning kring arenan. Igen.

När kommunen skulle yttra sig (typ försvara sig) till JO, så skrev nämndens ordförande och förvaltningens chef (vi pratar Barn och Ungdom) så här:

”Beträffande denna sista punkt kan det konstateras att barn- och ungdoms­förvaltningen centralt naturligtvis har en registreringsfunktion där handling­ar diarieförs. Därutöver har Arena-Fritid, som är en enhet under barn- och ungdomsförvaltningen, haft ett ankomstdiarium där handlingar registrerats.

Förfarandet att inneha två diarier har prövats av JO i ärende 3579-2005 som beslutades den 2007-02-12. Att ha två parallella diarier har av JO befunnits vara godtagbart om förfarandet är sanktionerat av den centrala myndigheten samt att man noga upplyser allmänheten om att det finns två diarier.

Centrala registreringsfunktionen har, då någon efterfrågat handlingar som kunde finns på Arena-Fritid, hänvisat till Arena-Fritids ankomstdiarium. Förfarande har varit sanktionerat av den centrala myndigheten och har på­gått under lång tid.”

Jag kände inte igen den här beskrivningen. Därför ställde jag med anledning av kommunens svar till JO några frågor i nämnden:

”Vid förra sammanträdet diskuterades kommunens yttrande till riksdagens ombudsmän (=JO). I yttrandet står det bland annat:

‘Centrala registreringsfunktionen har, då någon efterfrågat handlingar som kunde finnas på Arena-Fritid, hänvisat till Arena-Fritids ankomstdiarium. Förfarandet har varit sanktionerat av den centrala myndigheten och har pågått under lång tid.’

Då jag efter många år i Barn- och ungdomsnämnden aldrig har hört talas om detta diarium och inte heller blivit hänvisad dit då jag efterfrågat handlingar undrar jag:

När blev detta diarium sanktionerat och av vem?

Jag ber också att få veta i vilket protokoll jag kan se detta beslut.”

I måndags fick jag ett skriftligt svar. Den här gången är det bara förvaltningschefen som har undertecknat svaret.

”Barn- och ungdomsförvaltningen har per 110218 erhållit fråga från Er angående information angiven i yttrande daterat 101231 avseende svar till JO i ärende beträffande anmälan gällande olika processer kring uppförande och de efterföljande utredningarna kring Arena Vänersborg.

Läs om den meningen en gång till, snacka om byråkratsvenska… Sedan fortsätter svaret:

I Barn- och ungdomsnämndens reglemente framgår enligt § 2 att nämnden ska se till att verksamheten bedrivs enligt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Barn- och ungdomsnämnden har likt andra myndigheter att bedriva sin verksamhet under lagar och förordningar. Enligt Offentlighets- och sekretesslag (2009:400), skall enligt 5 kap 1§ 3 ”Handlingar som inte omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att det utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats.”

Härav ska handlingar som inkommer till Barn- och ungdomsnämndens olika enheter hållas i god ordning, utan att för den del behöva skickas in till centrala registreringsfunktionen för diarieföring.

Barn- och ungdomsnämnden måste kunna förutsätta att lagar och förordningar följs utan att ett separat beslut därom har upprättats.”

Jag känner igen en del av texten… Den brukar JO använda sig av – när JO försöker få Vänersborgs kommun att förstå regelverket kring diariehanteringen. Det är bara det att förvaltningen ”glömmer” viktiga delar av JO:s skrivningar.

Så här har JO skrivit när den kritiserat Vänersborgs kommun. Notera det fetstilta – det har förvaltningen ”glömt bort”.

”Enligt huvudregeln i 15 kap. 1 § sekretesslagen ska allmän handling som har kommit in till eller upprättats hos en myndighet registreras utan dröjsmål. Emellertid får, i fråga om allmänna handlingar för vilka sekretess inte gäller, registrering underlåtas om handlingarna i stället hålls så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om en handling har kommit in eller upprättats. En ovillkorlig registreringsskyldighet omfattar således bara handlingar för vilka sekretess gäller. När det gäller allmänna handlingar som inte omfattas av sekretess kan myndigheterna välja mellan att antingen registrera dem eller hålla dem så ordnade att det utan svårighet kan fastställas om handlingen har kommit in eller upprättats. När myndigheten har bestämt sig för ettdera systemet måste det emellertid tillämpas konsekvent av alla inom myndigheten. Om det t.ex. har bestämts att allmänna handlingar tillhörande vissa ärendeslag ska registreras krävs det att alla allmänna handlingar som hör till sådana ärenden verkligen diarieförs.”

Genom att ”glömma” det fetstilta så visar Barn- och ungdomsförvaltningen att de inget har lärt. Det är nämligen så att Barn- och ungdomsnämnden är myndigheten. Arena-Fritid tillhör myndigheten Barn- och ungdomsnämnden. (Det skriver ju också kommunen själv i svaret till JO ovan.) Och Barn- och ungdomsnämnden registrerar allmänna handlingar i ett diarium.

Det räcker inte med detta. Kommunen hänvisar i svaret till JO till ett ärende 3579-2005 som JO tidigare hanterat. Det gäller Stockholms läns landsting. Ärendet handlar om att post som har inkommit direkt till landstingsråden eller till partikanslierna eller upprättats där har diarieförts i det aktuella partikansliets diarium.

Har det några likheter med det vi pratar om här? Jag tvivlar. Hur som helst, vad säger då JO i ärende 3579-2005?

”En grundläggande förutsättning för att en registrering av allmänna handlingar i ett register vid ett politiskt kansli hos landstinget skall anses kunna uppfylla kraven på registrering av allmänna handlingar är givetvis att denna ordning är sanktionerad av den ansvariga myndigheten.”

Arena-Fritids så kallade ankomstdiarium är inte sanktionerat av Barn- och Ungdomsnämnden. Vad jag vet har det har aldrig tagits något sådant beslut. Gissa om det hade stått i förvaltningens svar om ett sådant beslut hade tagits… I stället skriver ju kommunen: ”utan att ett separat beslut därom har upprättats”.

Lite senare i ärende 3579-2005 står det:

”Om en myndighet, såsom i detta fall, använder sig av flera diarier måste allmänheten vid kontakter med myndigheten få information om detta och om vilka rutiner som gäller.”

Den här informationen, att Arena-Fritid har ett eget diarium, har ingen känt till. Jag lovar. Jag har suttit i nämnden i över 10 år. Jag har försökt få tag i dokument och beslut – ingen har någonsin nämnt ett sådant diarium. Och beviset, hade det funnits ett sådant sanktionerat diarium, så hade diarienördarna från Vänsterpartiet, James och Lutz, känt till det för länge länge sen…

Varför får Vänsterpartiet sådana här svar? Eller rättare sagt, varför svarar förvaltningen så här? Varför håller sig inte förvaltningen till sanningen – förvaltningen förvränger den ju genom att förtiga och förändra väsentlig information?

VARFÖR?

Och varför får JO svar som inte är korrekta…?